miniaturadaimagem| Organizador de eventos miniaturadaimagem| Casamento em um vinhedo Gestão de eventos é a aplicação da gestão de projetos à criação e ao desenvolvimento de eventos pessoais ou corporativos de pequena e/ou grande escala, como festivais, conferências, cerimônias, casamentos, festas formais, concertos ou convenções. Envolve o estudo da marca, a identificação do seu público-alvo, a concepção do evento e a coordenação dos aspetos técnicos antes do lançamento efetivo do evento.Ramsborg, G.C.; B Miller, D Breiter, BJ Reed & A Rushing (eds), Professional meeting management: Comprehensive strategies for meetings, conventions and events, 2008, 5th ed, Kendall/Hunt Publishing, Dubuque, Iowa.
O setor de eventos agora abrange eventos de todos os portes, desde os Jogos Olímpicos até reuniões de negócios em formato de café da manhã. Muitas indústrias, celebridades, organizações de caridade e grupos de interesse realizam eventos para promover suas marcas, construir relacionamentos comerciais, arrecadar fundos ou celebrar conquistas.
O processo de planejamento e coordenação do evento é geralmente chamado de planejamento de eventos e pode incluir orçamento, cronograma, seleção do local, obtenção das licenças necessárias, coordenação de transporte e estacionamento, contratação de palestrantes ou artistas, organização da decoração, segurança do evento, serviço de buffet, coordenação com fornecedores terceirizados e planos de emergência. Cada evento é diferente em sua natureza, portanto, o processo de planejamento e execução de cada evento varia de acordo com o tipo de evento.
O gestor de eventos é a pessoa que planeia e executa o evento, sendo responsável pelos aspetos criativos, técnicos e logísticos. Isso inclui o planejamento geral do evento, a construção da marca, a estratégia de marketing e comunicação, a produção audiovisual, a roteirização, a logística, o orçamento, a negociação e o atendimento ao cliente.
Devido às complexidades envolvidas, ao extenso corpo de conhecimento exigido e ao ambiente em rápida mudança, a gestão de eventos é frequentemente citada como uma das carreiras mais estressantes.
Marketing e comunicação estratégicos A gestão de eventos pode ser uma ferramenta de marketing e comunicação estratégica, utilizada por empresas de todos os portes. As empresas podem se beneficiar de eventos promocionais como forma de se comunicar com clientes atuais e potenciais. Por exemplo, esses eventos com foco em publicidade podem ocorrer na forma de coletivas de imprensa, eventos promocionais ou lançamentos de produtos.
Os organizadores de eventos também podem usar os meios de comunicação tradicionais para atingir seu público-alvo, na esperança de gerar cobertura midiática que alcance milhares ou milhões de pessoas. Eles também podem convidar seu público para seus eventos e alcançá-los no próprio evento.
Local do evento Um local para eventos pode ser dentro ou fora das instalações da empresa. O gerente de eventos é responsável pelas operações em um local alugado para eventos ou entretenimento, pois coordena tudo diretamente com o proprietário do imóvel. Um gestor de eventos irá monitorar todos os aspectos do evento no local. Algumas das tarefas listadas na introdução podem ser transferidas para o local do evento, mas geralmente mediante o pagamento de uma taxa.
Os eventos representam um risco substancial de responsabilidade civil para os organizadores e locais dos eventos. Consequentemente, a maioria dos locais exige que os organizadores obtenham um seguro de responsabilidade civil geral abrangente ou específico para o evento, no valor não inferior a um milhão de dólares por ocorrência e dois milhões de dólares no total, que é o padrão da indústria.
Sustentabilidade A gestão de eventos sustentável (também conhecida como ecologização de eventos) é o processo utilizado para produzir um evento com especial preocupação com questões ambientais, econômicas e sociais."ISO 20121 - Sustainable events", ISO (www.iso.org), retrieved 2014-30-05 A sustentabilidade na gestão de eventos incorpora a tomada de decisões social e ambientalmente responsáveis no planejamento, organização, implementação e participação em um evento. Envolve a inclusão de princípios e práticas de desenvolvimento sustentável em todos os níveis da organização de eventos e visa garantir que um evento seja realizado de forma responsável. Representa o conjunto total de intervenções em um evento e precisa ser realizado de forma integrada. A implementação de práticas sustentáveis em eventos deve começar na concepção do projeto e envolver todos os principais intervenientes, como clientes, organizadores, locais, subcontratados e fornecedores. Um estudo recente mostra que a tendência de migrar eventos de modalidades presenciais para virtuais e híbridas pode reduzir a pegada de carbono em 94% (virtual) e em 67% (modalidade híbrida com taxa de participação presencial superior a 50% devido às compensações entre a pegada de carbono per capita e o nível de participação presencial).
Tecnologia Empresas de software para gestão de eventos fornecem ferramentas de planejamento de eventos para lidar com diversas atividades comuns, como inscrição de participantes, reserva de hotéis, reserva de viagens ou alocação de espaço para exposições.
Uma tendência recente na tecnologia para eventos é o uso de aplicativos móveis para eventos. Esta tecnologia está avançando e permitindo que os profissionais de eventos simplifiquem e gerenciem eventos complexos e simples com mais eficácia. Os aplicativos móveis têm uma variedade de usos. Podem ser utilizadas para armazenar informações relativamente estáticas, como a agenda, biografias dos palestrantes e perguntas frequentes gerais. Eles também podem incentivar a participação e o engajamento do público por meio de ferramentas interativas, como votação/enquete ao vivo, envio de perguntas aos palestrantes durante a sessão de perguntas e respostas ou criação de "nuvens de palavras" interativas ao vivo. Os aplicativos móveis para eventos também podem ser usados pelos organizadores como meio de comunicação. Os aplicativos móveis ajudam a obter um melhor resultado geral dos eventos e também ajudam a eliminar muito do trabalho tedioso dos organizadores de eventos. Os organizadores podem se comunicar com os participantes por meio de alertas, notificações e mensagens push. Elas também podem ser usadas para coletar feedback dos participantes por meio de pesquisas no aplicativo. Alguns aplicativos móveis para eventos podem ajudar os participantes a interagirem entre si, com os patrocinadores e com os organizadores, graças a funcionalidades de networking integradas.
Educação Há um número crescente de universidades que oferecem formação em gestão de eventos, tanto na forma de certificados quanto de cursos de graduação ou pós-graduação.
A Faculdade de Gestão Hoteleira Rosen da Universidade da Flórida Central ofereceu o primeiro diploma de Bacharel em Ciências em Gestão de Eventos a partir de 2006. O programa aproveita o treinamento básico em hotelaria, abrangendo operações de hospedagem, turismo, serviços ao hóspede, contabilidade e marketing, bem como gerenciamento de eventos, incluindo vendas, promoção, tecnologia, design, gerenciamento de riscos e catering, com disciplinas eletivas disponíveis para interesses específicos, como cruzeiros, clubes noturnos, vinhos ou feiras comerciais. Outros programas de graduação que não oferecem um diploma completo geralmente oferecem concentrações, como a Universidade de Nova Iorque, que oferece um diploma de Bacharel em Ciências em Gestão Hoteleira e Turística com concentração em gestão de eventos. A Universidade da Flórida também oferece um programa semelhante.
Devido ao número limitado de cursos de graduação disponíveis, não é incomum que os gestores de eventos obtenham seus diplomas em administração de empresas, marketing ou relações públicas. Para complementar sua candidatura, as pessoas interessadas em gestão de eventos geralmente obtêm uma ou mais certificações que oferecem especialização em áreas específicas. As certificações disponíveis incluem:
Profissional de Reuniões Certificado Certificado em Gestão de Exposições Profissional de Marketing de Feiras Comerciais Certificado Certificado em Gestão de Reuniões Profissional Certificado em Catering e Eventos Designer de Eventos Certificado Profissional Certificado em Eventos Especiais Profissional de Gerenciamento de Projetos
Ver também Evento midiático Gerenciamento de tempo
Bibliografia
Bowdin, Glenn; Johnny Allen, William O'Toole, Rob Harris, Ian McDonnell. Events Management (Events Management S.) Goldblatt, Joe. Twenty-First Century Global Event Management (The Wiley Event Management Series)
Categoria:Logística