miniaturadeimagen|Diagrama que muestra la diferencia entre la contabilidad general y la contabilidad por fondos La contabilidad de fondos es un sistema contable para registrar los recursos cuyo uso ha sido limitado por el donante, la autoridad que concede la subvención, el organismo rector u otras personas u organizaciones o por ley.Leon E. Hay (1980). Contabilidad para entidades gubernamentales y sin fines de lucro, sexta edición , página 5. Richard D. Irwin, Inc., Homewood, IL. Hace hincapié en la rendición de cuentas más que en la rentabilidad, y la utilizan las organizaciones sin ánimo de lucro y los gobiernos. En este método, un fondo consta de un conjunto de cuentas que se autoequilibran y cada una de ellas se registra como no restringida, restringida temporalmente o restringida permanentemente en función de las restricciones impuestas por el proveedor.
La etiqueta de contabilidad de fondos también se ha aplicado a la contabilidad de inversiones, la contabilidad de carteras o la contabilidad de valores, todos ellos sinónimos que describen el proceso de contabilización de una cartera de inversiones, como valores, materias primas o bienes inmuebles mantenidos en un fondo de inversión, como un fondo mutuo o un fondo de cobertura.NIIF para fondos de inversión Deloitte Development LLC (2008). Véase "Desafíos y oportunidades para los fondos de inversión" en la pág. 3. Consultado el 17 de mayo de 2010.Contabilidad de fondos de cobertura. . Fondos de comerciantes ecológicos. Consultado el 17 de mayo de 2010. La contabilidad de inversiones, sin embargo, es un sistema diferente, no relacionado con la contabilidad de fondos gubernamental y sin ánimo de lucro.
Visión general Las organizaciones sin ánimo de lucro y las agencias gubernamentales tienen requisitos especiales para mostrar, en los estados financieros e informes, cómo se gasta el dinero, en lugar de cuánto beneficio se ha obtenido. A diferencia de las empresas con ánimo de lucro, que utilizan un único conjunto de cuentas de auto equilibrio (o libro mayor), las organizaciones sin ánimo de lucro pueden tener más de un libro mayor (o fondo), en función de sus requisitos de información financiera."Organizaciones con fines de lucro y organizaciones sin fines de lucro" (PDF) . Manual de procedimientos e información del campus de la UCSB: contabilidad de fondos . Universidad de California, Santa Bárbara. 2004. pág. IX. Archivado desde el original (PDF) el 14 de diciembre de 2010. Consultado el 28 de marzo de 2011 . Un contable de una entidad de este tipo debe ser capaz de elaborar informes que detallen los gastos e ingresos de cada uno de los fondos individuales de la organización, así como informes que resuman las actividades financieras de la organización en todos sus fondos.Hay, pág. 4-5, 9.Jonas Elmerraji (1 de junio de 2007). "Investopedia: Cracking the Nonprofit Accounting Code" (Investopedia: cómo descifrar el código contable de las entidades sin fines de lucro) . Forbes.com . Consultado el 19 de marzo de 2010 .
La contabilidad de fondos distingue entre dos clases principales de fondos:Esta referencia se define en una plantilla u otro bloque generado y, por ahora, solo se puede editar en modo fuente.
Esta referencia se utiliza 3 veces en esta página.los que tienen un uso no restringido, que la organización puede destinar a cualquier fin, y los que tienen un uso restringido. El motivo de la restricción puede ser muy diverso. Algunos ejemplos son los requisitos legales, por los que el dinero sólo puede utilizarse legalmente para un fin específico, o una restricción impuesta por el donante o el proveedor. Estas restricciones del donante/proveedor suelen comunicarse por escrito y pueden encontrarse en las condiciones de un acuerdo, una subvención pública, un testamento o una donación.
Al utilizar el método de contabilidad de fondos, una organización puede separar los recursos financieros entre los que están inmediatamente disponibles para las operaciones en curso y los que se destinan a un fin especificado por el donante. Esto también proporciona una pista de auditoría de que todo el dinero se ha gastado para el fin previsto y, por lo tanto, se ha liberado de la restricción.
Un ejemplo puede ser un sistema escolar local de Estados Unidos. Recibe una subvención de su gobierno estatal para apoyar una nueva iniciativa de educación especial, otra subvención del gobierno federal para un programa de almuerzos escolares y una anualidad para premiar a los profesores que trabajan en proyectos de investigación. A intervalos periódicos, el sistema escolar tiene que elaborar un informe para el estado sobre el programa de educación especial, otro para una agencia federal sobre el programa de almuerzos escolares y otro para otra autoridad sobre el programa de investigación. Cada uno de estos programas tiene sus propios requisitos de información, por lo que el sistema escolar necesita un método para identificar por separado los ingresos y gastos relacionados. Para ello se establecen fondos separados, cada uno con su propio plan contable.
Organizaciones sin ánimo de lucro Las finanzas de las organizaciones sin ánimo de lucro se dividen en dos categorías principales: fondos no restringidos y fondos restringidos. El número de fondos de cada categoría puede cambiar con el tiempo y viene determinado por las restricciones y los requisitos de información de los donantes, la junta directiva o los proveedores de fondos."La nueva norma del FASB tiene como objetivo mejorar la información financiera de las entidades sin fines de lucro" . AICPA.org . AICPA. Archivado desde el original el 7 de noviembre de 2019 . Consultado el 9 de marzo de 2018 .
Los fondos de uso no restringido son, como su nombre indica, de uso no restringido y, por tanto, las organizaciones no necesitan necesariamente más que un único Fondo General; sin embargo, muchas organizaciones de mayor tamaño utilizan varios para ayudarles a contabilizar los recursos de uso no restringido. Los fondos no restringidos pueden incluir
Fondo general: es el fondo mínimo necesario para los recursos de libre disposición y está relacionado con activos corrientes y no corrientes y pasivos relacionados que pueden utilizarse a discreción del consejo de administración de la organización.
Fondo designado: activos que han sido asignados a un fin específico por el consejo de administración de la organización, pero que siguen siendo de libre disposición, ya que el consejo puede cancelar el uso deseado.Esta referencia se define en una plantilla u otro bloque generado y, por ahora, solo se puede editar en modo fuente.
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Fondos comerciales: muchas grandes organizaciones sin ánimo de lucro tienen ahora tiendas y otros puntos de venta en los que recaudan fondos mediante la venta de bienes y servicios. Los beneficios se destinan a los fines de la organización.
Fondo de planta (terrenos, edificios y equipos) - Algunas organizaciones mantienen sus activos no corrientes y los pasivos relacionados en un fondo separado de los activos corrientes.
Fondo corriente - sin restricciones - Si la organización mantiene sus activos no corrientes en un fondo de planta, éste se utiliza para contabilizar los activos corrientes que pueden utilizarse a discreción de la junta directiva de la organización.Hay, pág. 609-610
Los fondos restringidos pueden incluir:
Fondos de dotación - permanentes se utilizan para contabilizar el importe principal de las donaciones o subvenciones que la organización está obligada, por acuerdo con el donante, a mantener intacto a perpetuidad o hasta una fecha/evento futuro específico o que se haya utilizado para el fin para el que se donó. Los fondos de dotación temporales son similares a los fondos de dotación permanentes, con la salvedad de que en un momento futuro o tras un acontecimiento específico, la dotación estará disponible para su uso sin restricciones o con fines restringidos por parte de la organización. Los fondos de anualidades y de renta vitalicia son recursos aportados por donantes en los que la organización tiene un interés beneficiario pero no es la única beneficiaria. Pueden incluir anualidades de donaciones benéficas o fondos de renta vitalicia. Los fondos de agencia o de custodia se mantienen para contabilizar los recursos antes de que se desembolsen de acuerdo con las instrucciones del donante. La organización tiene poca o ninguna discreción sobre el uso de estos recursos y siempre es igual a los pasivos en las cuentas de agencia. Fondos corrientes - restringidos son activos corrientes sujetos a restricciones asignadas por donantes o concedentes.
Bases contables e información financiera Al igual que las organizaciones con ánimo de lucro, las organizaciones sin ánimo de lucro y los gobiernos elaboran estados financieros consolidados"Guía para propietarios de empresas sobre estados financieros consolidados" . Today CFO . 2021-11-08 . Consultado el 2022-02-11 . que se ajustan a los requisitos de información del país en el que tienen su sede o, si son lo suficientemente grandes, pueden elaborarlos conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF); un ejemplo de ello es la organización benéfica Oxfam, con sede en el Reino Unido.Si la organización es pequeña, puede utilizar una contabilidad de caja, pero las más grandes suelen utilizar una contabilidad de devengo para sus fondos.Hay, pág. 622
Las organizaciones sin fines de lucro en los Estados Unidos han preparado sus estados financieros utilizando la guía de la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) desde 1993.Tysiac, Ken (18 de agosto de 2016). "FASB modifica las normas contables para entidades sin fines de lucro" . Journal of Accountancy . Consultado el 9 de marzo de 2018 Las normas de información financiera están contenidas principalmente en FAS117 y FIN43."¿Qué es la contabilidad de fondos?" . Aplos.com . Aplos. Julio de 2014. Consultado el 9 de marzo de 2018 .FASB emitió una actualización importante en 2016 que cambió los activos netos de informes de tres categorías primarias a dos categorías, fondos restringidos y no restringidos y cómo se representan en los estados financieros.McCaimbridge, Ruth (13 de septiembre de 2016)." What the New FASB Accounting Standards Will Mean for Your Nonprofit" (Lo que las nuevas normas contables del FASB significarán para su organización sin fines de lucro) .
Las organizaciones sin ánimo de lucro y los gobiernos utilizan los mismos cuatro estados financieros estándar que las organizaciones con ánimo de lucro:
Estado de actividades financieras o estado de ayudas, ingresos y gastos. Este estado se parece a la cuenta de resultados de una empresa, pero puede utilizar términos como exceso o déficit en lugar de beneficios o pérdidas. Muestra los resultados netos, por cada fondo, de las actividades de la organización durante el ejercicio fiscal del que se informa. El superávit o déficit se muestra como una variación de los saldos de los fondos,Hay, pág. 622, 642 similar a una cuenta de resultados. Estado de situación financiera o balance. Similar al balance de una empresa, este estado enumera el valor de los activos y las deudas de la organización al final del periodo del informe.Hay, pág. 648-649 Estado de cambios en el patrimonio neto: al igual que en las organizaciones con ánimo de lucro, muestra los cambios en el patrimonio neto de la organización a lo largo del año. Según las NIIF, la organización sin ánimo de lucro puede elegir si desea elaborar este estado o no; algunas lo hacen,"Cuentas del Gobierno en su conjunto 2013-14" . HM Treasury . Consultado el 15 de mayo de 2016 . y otras no. El estado de flujos de efectivo identifica las fuentes de efectivo que entran en la organización y los usos del efectivo que sale durante el ejercicio fiscal del que se informa.Estados financieros consolidados , pág. 5 Cruz Roja Estadounidense, 30 de junio de 2010. Consultado el 21 de marzo de 2011.